Introduksjon av nyansatte

Når den nytilsatte er på plass i organisasjonen, er det viktig at han/hun blir raskest mulig i stand til å utføre sine arbeidsoppgaver, og blir ført inn i det faglige og sosiale fellesskapet på en god måte.

Noen av våre virksomheter har allerede et fast introduksjonsopplegg som de har gode erfaringer fra gjennom lengre tids bruk. Andre overlater mer til omstendighetene og tilfeldighetene.  

Introduksjonsprogrammet

I introduksjonsprogrammet vil dere finne forslag som inneholder de mest elementære opp­følgings­­­punktene i et introduksjonsopplegg. Hensikten er å gi lederne et standardverktøy, en mal.

Introduksjonsprogrammet inneholder

• Introduksjonsplan
• Administrative rutiner ved tilsetting av nye medarbeidere og ved opphør av arbeidsforhold
• Nytilsatt-skjema

Programmet bør derfor gjennomgås av nærmeste overordnede når tilsetting er skjedd, med tanke på tilpasninger ut fra den konkrete stillingen den nytilsatte skal inn i. Forslaget forutsetter konkret forberedelse og oppfølging fra den enkelte leder.   Programmet er ment som hjelp både i tilretteleggingsfasen for de ansvarlige og i oppfølgingen av den nyansatte i den første perioden etter tiltredelse. Selve introduksjonsplanen er et verktøy for leder, fadder og personalmedarbeidere og skal deles ut til den nytilsatte.   

Arbeidsdeling

Det er fornuftig å planlegge en konkret arbeidsdeling mellom leder, fadder og personal­medarbeider. For sentraladministrasjonen er det satt inn forslag i introduksjonsplanen om hvem som har ansvar for oppgavene i de ulike faser av introduksjonsarbeidet. 

Arbeidsdelingen kan være slik:

1. Leder har hovedansvaret for gjennomføringen av instroduksjonsprogrammet, herunder sørge for å ta imot medarbeider og informere om intruduksjonsopplegget, presentere den nytilsatte for kollegaer, orientere om hoved­trekkene i arbeidsoppgaver, arbeidsgiverpolitikk og andre overordnede forhold og sørge for at den nytilsatte får nødvendig faglig skolering. Leder har også ansvar for oppfølging gjennom prøveperioden og gi nødvendige tilbakemeldinger underveis.
2. Fadder bistår leder i arbeidet med å få den nytilsatte raskest mulig inn i forholdene på arbeidsplassen, være den spesielle kollegaen den nytilsatte kan henvende seg til for spørsmål og avklaringer. Fadder har ansvar for å følge opp den nytilsatte sosialt, ta med til lunsj og tilby hjelp og støtte. Fadder sørger for at de praktiske sider ved introduksjonsplanen blir gjennomført, herunder at den nytilsatte får informasjon om andre fagenheter/avdelinger, orientering om tekniske løsninger og opplæring i bruk av arbeidsverktøy (som saksehandlingssystem, Outlook, innkjøpsavtaler mv)
3. Personalmedarbeider skal, i samarbeid med leder og fadder, sørge for at alle tekniske forhold rundt tilsetting og oppstart er på plass, herunder arbeidsavtaler, lønnsanvisning, informere resten av organisasjonen via Nytilsatt-skjema, skaffe til veie adgangskort, parkeringsbevis og lignende. Etter tiltredelse gir personalmedarbeider informasjon om viktige bestemmelser og rutiner på personalområdet, herunder lønn og lønnsutbetaling, sykdom og bruk av egenmelding, permisjonsregler, tjenestereiser og bruk av AD-Travel, personal­forsikringer mv) og ellers bidra til nødvendig tilrettelegging for den nytilsatte.

Klart i god tid i forveien

Det henstilles til alle som mottar Nytilsatt-skjemaet å sette i gang nødvendige tiltak, slik at alt er klart i god tid før tiltredelsesdagen. Nytilsatt-skjema, Introduksjonsplan, informasjon til den nytilsatte mv. ligger på fylkeskommunens Ansattportal under Arbeidsgiverpolitikk.    Ideer til forbedringer og videreutvikling av introduksjonsprogrammet gis til Fagenhet Personal og lønn, som er ansvarlig for ajourhold.