Dokumenthåndtering / Arkiv

Søking, gjenfinning, gjenbruk og deling av informasjon er mulig gjennom systemet.  Ledere og saksbehandlere har i prinsippet tilgang til alle dokumenter.

Dokumenter som, ihht lover og forskrifter er unntatt offentlighet, og i tillegg skjermet internt, er kun tilgjengelig for de som har tjenestelig behov.

Nye saksmapper i 360 opprettes av arkivarer.

Behandlingstid

Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold, ref forvaltningslovens §11a.

Inngående dokumenter og N-notater (notat som krever oppfølging), som ikke er besvart med nytt dokument eller avskrevet, vil være på leder/saksbehandlers restanseliste.

Offentlighet

Oppland fylkeskommune praktiserer meroffentlighet. I utgangspunktet er da alle dokumenter åpne. Dersom det finnes hjemmel i lov eller forskrift for å unnta dokumenter fra offentligheten, skal dette gjøres med påføring av riktig § i Offentleglova og henvisning til riktig lov. 

Viktig! Leder/saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokumenter etter gjeldende lov og regelverk.

Offentlig journal/postliste publiseres på Internett to dager etter at dokumentet er registrert/journalført eller ferdigstilt. (Rutine for Offentlig journal)

Journalføring/registrering/begreper

Alle inngående og utgående dokumenter som etter Offentleglova § 4 må regnes som saksdokument for organet og  dokumenter som er en del av saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon, skal registreres/journalføres i sak- arkivsystemet 360, ref arkivlovens forskrift §2-6.

Et dokument er en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvising eller overføring.

Saksdokument er dokument som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. ref Offentleglova § 4.

Dokument - typer og begreper

• Inngående dokumenter som mottas direkte, skal umiddelbart leveres arkivet for registrering.
• Inngående dokumenter som er fordelt til fagenhet/skole skal fordeles til saksbehandler så raskt som mulig. Det må til en hver tid være en tilgjengelig person som fordeler dokumenter. (Rutine for fordeling av dokumenter)
• E-post direkte til leder/saksbehandler skal registreres i 360. (Rutine for journalføring av e-post)
• Utgående brev, brev til eksterne
• N-notat – notat som krever oppfølging eller avskrivning skal benyttes internt i OFK. (Rutine for bruk av notat)
• X-notat – notat som ikke krever oppfølging eller avskrivning, eks, rapporter, møteinnkalling, møtereferat.
• FR-sak ekstern, fylkesrådmannens administrative vedtak, brev til eksterne med vedtak, (Rutine FR-sak og delegeringsreglementet)
• FR-sak intern, fylkesrådmannens administrative vedtak, tilsvarer N-notat.
• FR-saker publiseres på internett under menypunkt "Søk i adm. vedtak" siste virkedag i måneden.(Søk i adm.vedtak)

Alle dokumenter skal produseres i 360.

Rett i mappa

Alle elever i videregående skole har elektronisk elevmappe.

Dokumenter fra skoleadministrative systemer overføres automatisk inn i sak-arkivløsningen. Dette gjelder pr i dag Halvårsvurderinger, terminkarakterer og vitnemål.

Det pågår et samarbeidsprosjekt med Sør-Trøndelag og Vestfold fylkekommune for å integrere dokumenter fra Vigo og Fronter.

Dette gjøres for å sikre at all dokumentasjon om en elev er samlet i en mappe/sak.