Sjekkliste og maler for innkjøpsprosessen

 Sjekkliste:

• Behovet kan ikke dekkes på annen måte enn ved en anskaffelse.
  Les mer om definering av behov her.
• De nødvendige fullmakter/vedtak er på plass, anskaffelsen er avklart med nærmeste overordnede.
• Det finnes ingen rammeavtale for denne anskaffelsen.
  Se oversikt over eksisterende rammeavtaler.
• Verdien av anskaffelsen er kartlagt.
  • Husk å ta hensyn til verdien for hele kontraktens levetid.
  • Verdi under kr. 50.000:
     Sjekk tilbud fra ulike leverandører og foreta anskaffelsen.
  • Verdi mellom kr. 50.000 – 500.000:
     Protokoll skal skrives.
  • Verdi mellom 500.00 – 1,6 mill: 
    Kunngjøring på Doffin. 
  • Verdi over 1,6 mill: 
    Kunngjøring på Doffin og TED. .
•  Konkurransegrunnlag utarbeides og sendes ut til aktuelle tilbydere/publisert på Doffin /TED. 
•  Kravspesifikasjon som beskriver hvilke krav som stilles til produktet/tjenesten er utarbeidet. Tilbudene skal avvises dersom eventuelle minimumskrav ikke er oppfylt.
• Kravene som er satt til leverandøren er beskrevet. 
  Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene  skal avvises fra konkurransen.
• Hvilke kriterier som er avgjørende for valg av tilbud er beskrevet og vektet under tildelingskriterier.
•  Dokumentasjonskrav er utarbeidet.
•  Det er vurdert hvilke miljøkrav og krav til universell utforming som er aktuelle for denne konkurransen.
•  Kontrakt med valgt leverandør er signert.
• Arkiv / poståpning / resepsjon har fått beskjed om frist for mottak av tilbud ved utsendelse av konkurransegrunnlaget, hvordan tilbudene er merket, og at de ikke skal åpnes.
• Tilbudene er åpnet av minimum 2 personer og åpningsprotokoll er skrevet.
• Innsendt informasjon er sjekket. Leverandører som ikke oppfyller minimumskravene i kvalifikasjonskrav og kravspesifikasjon er avvist.
• Tilbudene er evaluert, det er skrevet referat fra forhandlingsmøter / avklaringsmøter / evalueringsmøter.
• Tilbyderne har fått informasjon om 10 dagers frist for innsigelser.

Her finner dere en versjon av sjekklisten som kan fylles ut undervegs i prosessen og  lagres på egen PC.