Din nettleser er for gammel. Vennligst oppgrader nettleseren din eller last ned en alternativ nettleser som Google Chrome eller Firefox.

Arkiv

Arkivet er sentralarkiv for sentraladministrasjonen. Vi ønsker å yte god service og faglig bistand i arkivfaglige spørsmål til alle ansatte i Oppland fylkeskommune.

Arkivet er betjent fra kl. 08.00 til 15.30.

Vi er opptatt av å:

  • Yte god service
  • Gi råd og veiledning i arkivfaglige spørsmål til alle ansatte i Oppland fylkeskommune - sentraladministrasjonen, videregående skoler mv.
  • Ha et ryddig, oversiktlig og ajourført arkiv
  • Bistå med søking og gjenfinning av saker og dokumenter
  • Følge gjeldende lover og regler
  • Være er en viktig medspiller i utvikling av automatiske prosesser i saksbehandlingen, som skal forenkle og effektivisere hverdagen for saksbehandlere

Fullelektronisk arkiv i Oppland fylkeskommune

Alle dokumenter og alle vedlegg er elektronisk lagret og tilgjengelig i sak-/arkivsystemet P360 som fungerer som OFKs oppslagsverk. Egne arbeidskopier er unødvendig.

  • Inngående dokumenter blir skannet
  • E-post med vedlegg tilknyttes elektronisk
  • Egenproduserte dokumenter produseres elektronisk

Arkivtjenester

  • Åpne, sortere og fordele post adressert Oppland fylkeskommune
  • Distribuere aviser og direktepost til fagenhetene
  • Åpne post adressert til Oppland fylkeskommune
  • Åpne direkteadressert post til de som arkivet har fullmakt fra
  • Vurdere journalføring
  • Journalføre dokumenter
  • Skanne dokumenter
  • Bistå ved opprettelse av nye saker
  • Bistå med søking/gjenfinning av saker og dokumenter

Kontrolloppgaver

  • Journalføre dokumenter produsert av saksbehandler
  • Kvalitetssikre dokumenter produsert av saksbehandler
  • Flytte feilførte dokumenter
  • Sette utgår-dokumenter til riktig status
  • Kontrollere journalposter før publisering av offentlig journal/postliste
  • Publisere offentlig journal/postliste

E-post

  • Arkivet har ansvar for det offisielle postmottaket
  • Vurderer og journalfører e-post
  • Sender tilbakemelding: E-posten er mottatt og vil bli journalført
  • Videresender arkiv-uverdig e-post til saksbehandler
  • Journalfører e-post oversendt fra saksbehandler

Felles e-postadresse for alle arkivarer

Send e-post til arkivet

Telefaks

  • Ansvar for offisiell telefaks
  • Vurdere og journalføre telefakser

P360

Rutinebeskrivelser for P360 ligger i eHåndboka i kvalitetssystemet

Public 360 er saksbehandlingssystemer vårt, og er utviklet av leverandøren Software Innovation. Systemet inneholder både en arkivmodul, en møte og utvalgsmodul, samt saksbehandlingssystemet.

  • Dokumentopplysninger i P360 blir publisert på internett under Postliste.  
  • Politiske saker publiseres på internett under menypunkt "Søk i politiske og adm.saker" en uke før møtet finner sted.
  • FR-vedtak publiseres på internett under menypunkt "Søk i politiske og adm. saker" siste virkedag i måneden.
  • Sikret sone er tilgjengelig for innmeldte brukere. Brukere som ikke har brukt systemer i Sikret sone tidligere, må installere Citrix klient.

Superbrukere P360

  • En person på hver fagenhet er superbrukere og kan bistå saksbehandlere i egen enhet
  • Feil i P360 meldes til Support eller per telefon 61 28 93 23

Driftsgruppe P360

Sist oppdatert 03.01.2018
Fant du det du lette etter?
Login for redigering